Gerenciar um negócio não é tarefa fácil. São inúmeros desafios e muito trabalho. É preciso coordenar objetivos, lidar com diferentes públicos, como funcionários, fornecedores, bancos, prestadores de serviços e estudar muito os concorrentes e o mercado onde a empresa está inserida.
Quem abre uma empresa tem obrigação de ter clareza em seus objetivos, área de atuação, gastos, investimentos necessários, impostos e muito mais. Por isso a gestão de todos esses recursos e o acompanhamento financeiro rígido e profissional deve ser visto como um aliado indispensável.
Para isso, uma ferramenta de gestão é necessária: o fluxo de caixa, que é o demonstrativo que representa os valores que entram e saem da empresa e mostra com detalhes os lucros, ativos e passivos.
O fluxo de caixa é usado para controle financeiro da empresa. Ele registra todas as entradas e as saídas de dinheiro, como contas a pagar, valores a receber, empréstimos realizados, desvalorização de investimentos, pagamentos de funcionários, entre outros.
O problema é que todos os afazeres que compreendem a administração de empresas podem ser bastante atribulados e impedir que o fluxo de caixa seja analisado frequentemente por meio de coleta de dados. Ele, inclusive, pode prevenir e reparar erros tão rapidamente quanto forem diagnosticados, evitando que discrepâncias se transformem em uma verdadeira bola de neve.
O fluxo de caixa de uma empresa precisa ser muito bem administrado para que os gestores não fiquem sujeitos a problemas como dívidas tributárias, prejudicar o relacionamento com fornecedores essenciais, ações trabalhistas ou até mesmo a falência.
Problemas que uma má gestão de fluxo de caixa trazem:
Quais os problemas de não ter um fluxo de caixa organizado?
- Desconhecimento das finanças da empresa.
- Gastos excessivos.
- Não pagamento de conta.
- Falta de dinheiro em caixa para despesas recorrentes.
- Perda do controle de despesas e receitas.
- Falha no monitoramento de pagamentos a receber.
- Pagamento de contas em atraso.
- Dados incorretos ou não fiéis à realidade.
Sem um fluxo de caixa em dia, o gestor não consegue prever problemas que estão se desenhando e que no futuro podem trazer sérias consequências, como lucros abaixo do esperado.
Normalmente quem sofre mais para ter esse controle são as pequenas e médias empresas, onde muitas vezes as contas da empresa se misturam com as de casa ou que o baixo investimento inicial dão ao proprietário a sensação de que não precisa profissionalizar essa gestão financeira.
Além disso, existe ainda o impeditivo de que números e dados são difíceis de serem analisados por leigos, sendo necessária a presença ou a contratação de um profissional especializado em contabilidade para empresas. São esses os profissionais indicados para que o seu negócio esteja sempre com os números em dia e para que você evite problemas maiores.
Quais os benefícios de ter um fluxo de caixa organizado?
Ainda não está convencido de que ter um fluxo de caixa organizado é fundamental para o sucesso da sua empresa? Então confira abaixo alguns dos benefícios que a prática traz para seu negócio e sua administração.
- Alinhamento de pagamentos.
- Monitoramento das despesas e receitas.
- Precisão nos dados e nas tomadas de decisão.
- Controle de pagamento de contas.
- Agilidade na contabilidade e nos processos financeiros.
- Economia no pagamento de juros e multas por atraso.
- Previsão de lucro.
- Projeção de fluxo de caixa.
É a ferramenta ideal para que você, gestor, tome as melhores decisões para sua empresa. Assim você conseguirá identificar a necessidade de contratar empréstimos ou de conter alguma despesa.
Então como deve ser organizado o fluxo de caixa?
Para manter atualizado o fluxo de caixa da sua empresa, é essencial que primeiro as informações estejam organizadas. Isso pode ser feito com planilhas, cadernos, como você preferir. O importante é que haja controle e organização das informações.
Veja algumas dicas:
- Seja disciplinado
O primeiro passo é organizar a empresa, ser disciplinado com relação aos registros e aos pagamentos. Você deverá analisar, os custos fixos, o custo total, os lucros e o faturamento da organização.
- Não misture contas pessoais e empresariais
Esse é um dos maiores erros das pequenas e médias empresas e a razão pelas quais muitas empresas não sobrevivem aos primeiros 2 ou 3 anos.
- Ter uma agenda de pagamentos
Fornecedores, funcionários, empréstimos e demais despesas devem ser pagas em dia, portanto tenha controle das datas e pagar cada uma delas.
- Controle o estoque e as movimentações financeiras
O gestor da empresa deve ter total controle de tudo o que consta dentro da empresa e assim saber o custo de armazenagem e qual o fluxo de venda de cada mercadoria.
- Estabeleça um tempo para o fluxo de caixa
O primeiro passo para organizar o seu fluxo de caixa é determinar um período para sua análise e atualização. Tudo vai depender do tipo do negócio e da dinâmica de trabalho. Você pode estabelecer o controle por dia, semana ou quinzena, por exemplo. O ideal, no entanto, é que o período não seja muito longo, ou você pode perder o controle das receitas e despesas e causar problemas no orçamento.
- Identifique despesas e receitas
Com o tempo determinado, identifique os valores de entrada e saída do seu fluxo de caixa. Aqui não é necessário categorizar cada ganho ou pagamento, mas sim especificar o que entra e sai. Uma dica é utilizar o vermelho para despesas e azul para receitas. Também é possível realizar essa identificação por meio dos sinais de positivo e negativo, mostrando o que aumenta e o que diminui a vida financeira da sua organização.
- Registre as movimentações financeiras frequentes
Agora é hora de você separar todos os ganhos e pagamentos periódicos daqueles que não são frequentes. Assim fica mais fácil visualizar suas despesas fixas mensais e mensurar o quanto tem lucrado a cada período de manutenção do fluxo de caixa. Você também consegue prever pagamentos futuros e organizar melhor a dinâmica da empresa.
- Insira os pagamentos feitos mensalmente
Despesas recorrentes como aluguel, internet e contas de água e luz devem constar no fluxo de caixa. Assim você consegue manter o saldo do fluxo de caixa e fazer a previsão do que precisará desembolsar para que seu negócio se mantenha funcionando. Lembre-se de que esses gastos são indispensáveis e, com esses números identificados, você pode diagnosticar a necessidade de economizar em alguma conta.
- Registre as contas a receber
Além do que sairá do seu caixa mensalmente, é preciso que você também registre as contas que sua empresa tem para receber. Essa etapa é especialmente importante para quem trabalha com pagamentos parcelados. Assim você consegue visualizar os pagamentos para os próximos meses, fazendo com que seu saldo provisionado conte com o dinheiro que entrará no caixa.
- Crie centros de custos
Centros de custos são os locais que demandam as despesas de uma empresa, por isso, você deve determinar o fluxo de caixa de cada grupo. Agrupe as despesas em cada um e perceba como fica mais fácil identificar para onde seu dinheiro está indo.
- Crie centros de lucros
Os centros de lucros são os locais de onde se originam as receitas da sua empresa. Assim como falamos para os custos, é importante agrupar e categorizar as receitas para para identificar onde cada investimento vem dando mais lucro.
Concluindo tudo o que dissemos até aqui, a dica é: se organize. Busque ajuda profissional, anote e controle todas as informações importantes, seja comprometido com a saúde financeira de sua empresa.
Se você acha que precisa de um capital de giro para organizar sua empresa e ajustar o seu fluxo de caixa entre em contato com a gente.
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