Gerenciar um negócio não é tarefa fácil. São inúmeros desafios e muito trabalho. É preciso coordenar objetivos, lidar com diferentes públicos, como funcionários, fornecedores, bancos, prestadores de serviços e estudar muito os concorrentes e o mercado onde a empresa está inserida.
Quem abre uma empresa tem obrigação de ter clareza em seus objetivos, área de atuação, gastos, investimentos necessários, impostos e muito mais. Por isso a gestão de todos esses recursos e o acompanhamento financeiro rígido e profissional deve ser visto como um aliado indispensável.
Para isso, uma ferramenta de gestão é necessária: o fluxo de caixa, que é o demonstrativo que representa os valores que entram e saem da empresa e mostra com detalhes os lucros, ativos e passivos.
O fluxo de caixa é usado para controle financeiro da empresa. Ele registra todas as entradas e as saídas de dinheiro, como contas a pagar, valores a receber, empréstimos realizados, desvalorização de investimentos, pagamentos de funcionários, entre outros.
O problema é que todos os afazeres que compreendem a administração de empresas podem ser bastante atribulados e impedir que o fluxo de caixa seja analisado frequentemente por meio de coleta de dados. Ele, inclusive, pode prevenir e reparar erros tão rapidamente quanto forem diagnosticados, evitando que discrepâncias se transformem em uma verdadeira bola de neve.
O fluxo de caixa de uma empresa precisa ser muito bem administrado para que os gestores não fiquem sujeitos a problemas como dívidas tributárias, prejudicar o relacionamento com fornecedores essenciais, ações trabalhistas ou até mesmo a falência.
Problemas que uma má gestão de fluxo de caixa trazem:
Quais os problemas de não ter um fluxo de caixa organizado?
- Desconhecimento das finanças da empresa.
- Gastos excessivos.
- Não pagamento de conta.
- Falta de dinheiro em caixa para despesas recorrentes.
- Perda do controle de despesas e receitas.
- Falha no monitoramento de pagamentos a receber.
- Pagamento de contas em atraso.
- Dados incorretos ou não fiéis à realidade.
Sem um fluxo de caixa em dia, o gestor não consegue prever problemas que estão se desenhando e que no futuro podem trazer sérias consequências, como lucros abaixo do esperado.
Normalmente quem sofre mais para ter esse controle são as pequenas e médias empresas, onde muitas vezes as contas da empresa se misturam com as de casa ou que o baixo investimento inicial dão ao proprietário a sensação de que não precisa profissionalizar essa gestão financeira.
Além disso, existe ainda o impeditivo de que números e dados são difíceis de serem analisados por leigos, sendo necessária a presença ou a contratação de um profissional especializado em contabilidade para empresas. São esses os profissionais indicados para que o seu negócio esteja sempre com os números em dia e para que você evite problemas maiores.
Quais os benefícios de ter um fluxo de caixa organizado?
Ainda não está convencido de que ter um fluxo de caixa organizado é fundamental para o sucesso da sua empresa? Então confira abaixo alguns dos benefícios que a prática traz para seu negócio e sua administração.
- Alinhamento de pagamentos.
- Monitoramento das despesas e receitas.
- Precisão nos dados e nas tomadas de decisão.
- Controle de pagamento de contas.
- Agilidade na contabilidade e nos processos financeiros.
- Economia no pagamento de juros e multas por atraso.
- Previsão de lucro.
- Projeção de fluxo de caixa.
É a ferramenta ideal para que você, gestor, tome as melhores decisões para sua empresa. Assim você conseguirá identificar a necessidade de contratar empréstimos ou de conter alguma despesa.
Então como deve ser organizado o fluxo de caixa?
Para manter atualizado o fluxo de caixa da sua empresa, é essencial que primeiro as informações estejam organizadas. Isso pode ser feito com planilhas, cadernos, como você preferir. O importante é que haja controle e organização das informações.
Veja algumas dicas:
O primeiro passo é organizar a empresa, ser disciplinado com relação aos registros e aos pagamentos. Você deverá analisar, os custos fixos, o custo total, os lucros e o faturamento da organização.
- Não misture contas pessoais e empresariais
Esse é um dos maiores erros das pequenas e médias empresas e a razão pelas quais muitas empresas não sobrevivem aos primeiros 2 ou 3 anos.
- Ter uma agenda de pagamentos
Fornecedores, funcionários, empréstimos e demais despesas devem ser pagas em dia, portanto tenha controle das datas e pagar cada uma delas.
- Controle o estoque e as movimentações financeiras
O gestor da empresa deve ter total controle de tudo o que consta dentro da empresa e assim saber o custo de armazenagem e qual o fluxo de venda de cada mercadoria.
- Estabeleça um tempo para o fluxo de caixa
O primeiro passo para organizar o seu fluxo de caixa é determinar um período para sua análise e atualização. Tudo vai depender do tipo do negócio e da dinâmica de trabalho. Você pode estabelecer o controle por dia, semana ou quinzena, por exemplo. O ideal, no entanto, é que o período não seja muito longo, ou você pode perder o controle das receitas e despesas e causar problemas no orçamento.
- Identifique despesas e receitas
Com o tempo determinado, identifique os valores de entrada e saída do seu fluxo de caixa. Aqui não é necessário categorizar cada ganho ou pagamento, mas sim especificar o que entra e sai. Uma dica é utilizar o vermelho para despesas e azul para receitas. Também é possível realizar essa identificação por meio dos sinais de positivo e negativo, mostrando o que aumenta e o que diminui a vida financeira da sua organização.
- Registre as movimentações financeiras frequentes
Agora é hora de você separar todos os ganhos e pagamentos periódicos daqueles que não são frequentes. Assim fica mais fácil visualizar suas despesas fixas mensais e mensurar o quanto tem lucrado a cada período de manutenção do fluxo de caixa. Você também consegue prever pagamentos futuros e organizar melhor a dinâmica da empresa.
- Insira os pagamentos feitos mensalmente
Despesas recorrentes como aluguel, internet e contas de água e luz devem constar no fluxo de caixa. Assim você consegue manter o saldo do fluxo de caixa e fazer a previsão do que precisará desembolsar para que seu negócio se mantenha funcionando. Lembre-se de que esses gastos são indispensáveis e, com esses números identificados, você pode diagnosticar a necessidade de economizar em alguma conta.
- Registre as contas a receber
Além do que sairá do seu caixa mensalmente, é preciso que você também registre as contas que sua empresa tem para receber. Essa etapa é especialmente importante para quem trabalha com pagamentos parcelados. Assim você consegue visualizar os pagamentos para os próximos meses, fazendo com que seu saldo provisionado conte com o dinheiro que entrará no caixa.
Centros de custos são os locais que demandam as despesas de uma empresa, por isso, você deve determinar o fluxo de caixa de cada grupo. Agrupe as despesas em cada um e perceba como fica mais fácil identificar para onde seu dinheiro está indo.
Os centros de lucros são os locais de onde se originam as receitas da sua empresa. Assim como falamos para os custos, é importante agrupar e categorizar as receitas para para identificar onde cada investimento vem dando mais lucro.
Concluindo tudo o que dissemos até aqui, a dica é: se organize. Busque ajuda profissional, anote e controle todas as informações importantes, seja comprometido com a saúde financeira de sua empresa.
Se você acha que precisa de um capital de giro para organizar sua empresa e ajustar o seu fluxo de caixa entre em contato com a gente.
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