Um dos nossos objetivos neste blog é dar dicas que te ajudem a fazer uma administração inteligente do seu negócio. Assim, de tempos em tempos trazemos ferramentas focadas nisso, para que você encontre aquela com que mais se identifica e se aplique no seu negócio.
No post de hoje, te apresentamos a Matriz GUT. O nome da matriz é uma sigla para Gravidade, Urgência e Tendência, os elementos trabalhados nessa ferramenta que te ajuda a priorizar os problemas da sua empresa, ou seja, a partir de sua aplicação você consegue classificar as questões que estão te tirando o sono a partir da gravidade de cada uma, da urgência que elas demandam e qual a tendência de piorar. Assim, basicamente, você estabelece prioridades.
De forma mais profunda, vamos passar por cada um dos elementos da Matriz:
- Gravidade: indica o impacto que esse problema, se não for resolvido, terá na sua empresa, funcionários e clientes. Essa análise pode ser qualitativa, o fato de o problema causar a queda de qualidade dos seus produtos, por exemplo, ou quantitativa, como provocar prejuízos. Para classificar a gravidade, usa-se uma pontuação de 1 a 5, onde:
1: sem gravidade
2: pouco grave
3: grave
4: muito grave
5: extremamente grave
- Urgência: está relacionada ao tempo viável e disponível para a resolução do problema, assim, quanto menor o tempo, maior a urgência. Para classificar a urgência, também existe uma pontuação de 1 a 5:
1: pode esperar
2: pouco urgente
3: o mais rápido possível
4: é urgente
5: ação imediata
- Tendência: trata-se da probabilidade do problema crescer e piorar ao longo do tempo. Essa é uma análise um pouco mais intuitiva do que os outros elementos já que é necessário fazer uma projeção do que pode acontecer se o problema não for resolvido. Assim como os outros, a classificação da tendência também tem uma pontuação de 1 a 5:
1: não muda nada
2: piora a longo prazo
3: piora
4: piora a curto prazo
5: piora rapidamente
Agora que você sabe o que e como analisar, vamos ao passo a passo de montar a matriz. A primeira coisa é listar todos os problemas, então imaginemos que nossa empresa tem as seguintes questões: atraso dos fornecedores e inadimplência de clientes.
O próximo passo é classificar esses problemas dentro dos três elementos:
- Atraso dos fornecedores: G4 U4 T5
sem os produtos dos fornecedores é impossível manter uma produção no mesmo ritmo, assim é necessário que o estoque esteja relativamente cheio e dê conta de sustentar pelo menos parte da produção.
- Inadimplência de clientes: G3 U3 T2
aqui, consideramos que nossa empresa seja de médio porte e que essa inadimplência seja de pouquíssimos clientes, assim o atraso em pagamentos não afeta tanto no nosso fluxo de caixa.
Com a pontuação fechada é hora de estabelecer as prioridades, para isso a conta é simples, basta multiplicar os valores dos elementos: G x U x T.
- Atraso dos fornecedores: 4 x 4 x 5= 80
- Inadimplência de clientes: 3 x 3 x 2= 18
Assim, o problema que necessita de uma solução prioritária é o atraso dos fornecedores.
Depois de estabelecer as prioridades é hora de planejar as ações para resolver os problemas. Nessa hora, você pode utilizar outras ferramentas como o Ciclo PDCA e o 5W2H. De forma geral, a Matriz GUT é uma forma simples de organização em meio aos tantos problemas que aparecem quando se é um empreendedor, orientando um caminho que priorize as ações a serem tomadas.
Se você perceber que precisa de ajuda com custos para resolver alguns problemas, o ISF também pode te auxiliar. Reúna seu orçamento, acesse nossa plataforma e faça uma simulação. Em caso de dúvidas, entre em contato por meio dos nossos canais de atendimento.