Salvação de muito empreendedores, as planilhas são sim bem efetivas, ainda mais para empreendedores iniciantes e pequenos negócios, quando a empresa ainda está dando seus primeiros passos e não tem uma estrutura muito complexa.
Ou seja, com a ajuda de planilhas, você consegue gerenciar o fluxo de caixa diário e organizar contas a pagar e a receber, desde que tenha disciplina para preencher os dados e não esquecer de nenhum lançamento.
Entretanto, conforme a empresa for crescendo e as vendas aumentando, você vai perceber que fica cada vez mais difícil manter as planilhas em dia e também fazer as projeções necessárias com elas, por isso é importante evoluir e usar outros métodos.
Quer saber 5 razões para evoluir das planilhas para soluções mais efetivas? Continue lendo este artigo!
1 – Redução do erro humano
Um dos principais problemas das planilhas é o erro humano, pois você pode esquecer de atualizar, digitar o valor errado, fazer uma conta incorreta…
E isso pode reduzir com a contratação de uma plataforma de gestão, pois como os recursos são pré-programados, os formulários padronizados e possuem mecanismos que facilitam a conferência das informações, o erro humano é reduzido e você terá mais certificação dos dados e informações.
2 – Controle de acesso
Outro problema das planilhas é a dificuldade em controlar e compartilhar com quem pode ou não acessar o arquivo, mesmo com o uso de senhas.
Com um sistema online, por exemplo você consegue gerenciar as permissões de acesso dos usuários e monitorar a atividade dos colaboradores com diferentes perfis, garantindo a segurança e confidencialidade necessárias.
3 – Ganho de produtividade
Preencher e atualizar as planilhas pode levar horas, o que não é nada produtivo, não é mesmo?!
Por isso, ao utilizar um sistema de gestão financeira, você ganha tempo com essas tarefas manuais e aumenta a produtividade, graças às funções do sistema que permitem importar e exportar dados com poucos cliques.
4 – Geração automática de relatórios
Em vez de aplicar fórmulas complexas e perder tempo com as projeções feitas a partir das planilhas, com um sistema online você pode simplesmente gerar relatórios financeiros e contábeis em um clique.
É claro que o sistema não vai analizar para você, mas os dados já vão estar ali para facilitar! Além disso, esses sistemas permitem que você organize relatórios conforme o regime de caixa ou regime de competência, para, assim, você não perder nenhum prazo de pagamento ou recebimento.
5 – Possibilidade de integrações
Já imaginou integrar suas vendas diretamente com as contas a receber e fluxo de caixa a cada nota fiscal emitida?
Parece impossível usando as planilhas, e é! Mas com um sistema de gestão é possível! E, além de poupar tempo, a precisão dos dados é bem maior.
Portanto, como você pode perceber é muito bom usar as planilhas, mas só até um certo ponto.
Quando a empresa vai crescendo, você precisa de mais operação, otimização de tempo e dados certificados, sem erros humanos, e isso as planilhas não podem te oferecer.
Mas, mesmo com tudo isso, não se esqueça das planilhas! Elas irão te ajudar no começo!
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